Intérim, CDD, CDI
 Fonctions support, 
 Immobilier, Supply chain, IT

Assistante Polyvalente (H/F)

Saint-Denis
CDI
Type de contrat : CDI
Rémunération : 30-0k € / an
Publiée le 09/07/2019
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Partager notre expérience avec nos clients et nos candidats, c'est ce que nous faisons depuis plus de 10 ans.TERTIALIS est spécialisé dans le recrutement de profils cadres ou non-cadres, en intérim, CDD ou CDI.

Notre agence TERTIAIRE, recherche pour l'un de ses clients, un organisme de premier plan dans le domaine de la collectivité basé à Saint Denis, son Assistante polyvalente H/F dans le cadre d'un CDD de 18 mois.

MISSIONS DE BASE

Il ou elle assure le secrétariat classique des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

RESPONSABILITES

Assurer le secrétariat classique des chargés d‘opérations :
• Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société en cas de nécessité pour ces deux dernières taches,
• Saisir et /ou rédiger et dactylographier les documents, courriers, notes, rapports,
• Classer le courrier de l'opération entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire,
• Organiser le classement, classer, archiver,
• Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous,
• Organiser et préparer les réunions,
• Organiser l'accueil des tiers lors de ces réunions,
• Organiser l'intérim de son poste avant ses absences,
• Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations

Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers :
• Accueillir et orienter les interlocuteurs,
• Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière

Assister le chargé d'opérations sous sa responsabilité dans le cadre des marchés, lettres de commande etc…
Assurer le suivi administratif des opérations depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment :
• Constituer les dossiers de lancement et la gestion des appels d'offres,
• Préparer les dossiers de consultation, de concours et les appels publics à la concurrence,

Assurer une fonction d'alerte et d'interface :
• S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéance, informations à compléter…)
• Assurer à la demande du ou des chargés d'opérations les contacts avec les tiers (maitre d'œuvre, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs…)
• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargés d'opérations.

Profil recherché

PROFIL - Expérience de 2 ans sur un poste d'Assistante polyvalente - Dynamique et organisé - 40 heures par semaine/ 2 RTT par mois - Tickets restaurants

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